Principais Responsabilidades (detalhadas)
Operação de sites de cotação (Bionexo, Impar e outras plataformas)
Monitorar diariamente convites, solicitações de cotação, prazos e atualizações em portais (ex.: Bionexo, Impar, e outras plataformas relevantes).
Triar demandas por categoria/linha, priorizando por prazo, potencial de conversão, criticidade assistencial e estratégia comercial.
Garantir o correto preenchimento de requisitos da cotação: unidade de fornecimento, embalagem, marca/fabricante, prazos, condições, validade da proposta e anexos exigidos.
Controlar status das cotações (enviada, em negociação, revisões, ganha, perdida) e manter histórico para inteligência interna.
Apoiar a área comercial na gestão de portal (melhores práticas, padronização de respostas, checklist de envio).
Cadastro e manutenção de clientes
Realizar cadastro de novos clientes (hospitais, redes, operadoras, home care) nos sistemas internos (ERP/CRM quando houver) e, quando necessário, em plataformas externas.
Garantir qualidade e conformidade cadastral: CNPJ, IE, endereço, contatos, condições comerciais, regras de faturamento/entrega, centros de custo (quando aplicável) e documentação de homologação.
Atualizar e manter cadastro ativo (mudança de endereço, novos contatos, alterações contratuais, inclusão de unidades).
Apoiar processos de homologação de fornecedores junto a clientes, assegurando envio correto de documentos e prazos.
Suporte e/ou gestão do processo de licitações (públicas e privadas)
Apoiar/gerenciar o ciclo de participação em licitações: identificação de oportunidades, leitura de edital/termo de referência, checklist documental e prazos.
Organizar e manter dossiê documental da empresa (certidões, declarações, balanços quando aplicável, documentos societários, qualidade/regulatório se exigido).
Preparar e revisar documentação de habilitação, propostas e anexos, garantindo aderência ao edital e redução de risco de inabilitação.
Controlar agenda de prazos (impugnações, esclarecimentos, envio, sessões, recursos) e registrar eventos-chave.
Preparação, formatação e envio de propostas comerciais
Montar propostas com alto padrão de execução: estrutura, clareza, padronização, termos e condições, validade, lead time, impostos (quando necessário), frete e condições de pagamento.
Garantir precisão de informações (itens, códigos, descrições, unidades, marcas, NCM quando aplicável, quantidades, preços, lote mínimo, prazos).
Coordenar internamente validações necessárias (preço/margem com comercial, disponibilidade com estoque/compras, prazo com logística).
Enviar propostas dentro do SLA acordado e manter rastreabilidade (proposta, versão, data, canal, responsável, retorno do cliente).
Rotinas administrativas e suporte às operações internas
Controlar e organizar documentos operacionais (contratos, pedidos, comprovantes, documentos de entrega, anexos exigidos por clientes).
Apoiar a integração entre Comercial e Operação: pedido ? separação ? faturamento ? entrega, atuando como ponto de controle administrativo.
Manter planilhas e relatórios operacionais (pipeline de cotações, cadastros pendentes, licitações em andamento, propostas enviadas, pendências documentais).
Propor melhorias em processos (padronização, checklists, automações simples) visando eficiência e redução de erros.
Atuar com postura de confidencialidade (preços, contratos, dados de clientes e condições comerciais).